Dans le monde de l’entreprise, on entend souvent dire que les gros poissons mangent les plus petits. Un mantra décourageant qui tend – heureusement – à disparaître. Avec les évolutions technologiques, la taille d’une entreprise n’est plus vraiment un critère de compétitivité. Aujourd’hui, le mot d’ordre est plutôt : réactivité !  

La capacité à reconnaître et anticiper une variation de l’activité, une évolution chez les potentiels acheteurs ou une tendance du marché est un avantage concurrentiel crucial. Plus important encore, une PME en mesure de s’adapter immédiatement à ce changement s’assure de conserver – voir augmenter – ses parts de marché. 

Cependant, une telle réactivité n’est possible qu’avec des outils de gestion intégrés (ERP) qui s’adaptent aux besoins de votre activité… et du monde moderne.  

À travers ces 4 questions, découvrez si votre ERP est toujours adapté à votre croissance ou s’il est temps d’en changer ! 

 

1. Votre ERP est-il adapté au travail à distance ?

Si le concept de mobilité n’est pas nouveau pour les ERP, sa pertinence pour la réussite des entreprises est en pleine évolution. Entre le développement du télétravail et des frontières qui ne cessent de s’élargir, vos commerciaux et cadres se trouvent – de plus en plus souvent – hors des bureaux. 

Si vous voulez garder une longueur d’avance sur la concurrence et fournir le meilleur service possible à vos clients, vos collaborateurs doivent accéder à leurs données à tout moment et en tout lieu. 

Les appareils mobiles (smartphone, tablette ou pc portable) se sont démocratisés, car ils offrent cette liberté de mouvement à vos employés.  

Cependant, la mobilité s’accompagne d’une capacité d’adaptation. Grâce à un ERP mobile, votre force de vente peut commencer et conclure des ventes de n’importe où, ce qui lui permet de mettre à jour les données clients en temps réel. Ces nouvelles données s’intègrent alors dans le processus de prévisions de ventes.  

Au moment de piloter des décisions, vous vous reposez sur des analyses complètes et effectives provenant de votre base de données en production. Votre entreprise (qui devient DATA DRIVEN) peut s’adapter efficacement à sa situation et prendre les mesures nécessaires à sa croissance. 

 

 

2. Votre ERP permet-il d’automatiser des processus chronophages ?

Après la démocratisation du télétravail, l’autre conséquence de la crise sanitaire concerne le niveau d’activité des entreprises. D’après les perspectives de la Banque de France, la France retrouvera son niveau d’activité début 2022, pas avant. 

Pendant ces deux ans, les entreprises vont devoir revoir leur organisation et méthode de travail. Pour maintenir leur activité, malgré les potentielles restructurations, une seule solution s’impose : augmenter la productivité par l’outil. 

Un ERP moderne intègre tous les collaborateurs dans ses processus (d’où l’intérêt d’opter pour une solution qui ne se tarifie pas selon le nombre d’utilisateurs). Vous pouvez alors créer des workflows qui vont faire gagner du temps précieux à vos équipes. 

Fini les tâches redondantes, les erreurs manuelles ou les attentes de validation ! 

Par exemple, lorsqu’un commercial entre une commande client dans l’ERP : 

  • Les coordonnées du client s’enregistrent et se mettent à jour, son historique d’achat également. 
  • Les responsables production reçoivent la demande de mise en fabrication. Ils pourront la valider ou indiquer un délai de mise en œuvre.  
  • Les produits sont immédiatement sortis des stocks. 
  • Le responsable production reçoit la demande de mise en fabrication. Il pourra la valider et indiquer un délai de mise en œuvre.  
  • Toutes les données issues de la vente sont enregistrées et intégrées aux outils d’analyse pour mettre à jour les prévisionnels en temps réel. 
  • La facture correspondante est générée automatiquement et expédiée au client et au service comptable. 

 

Par ailleurs, cette automatisation facilite le management du télétravail : grâce à ces procédés structurés, le manager peut immédiatement repérer les points bloquants. Il contrôle les tâches effectuées par les collaborateurs à distance afin de réagir en cas d’erreur ou de manquement. 

 

3. Votre ERP est-il évolutif ?

Votre ERP est-il bloqué dans les anciens process, sans possibilité de développer de nouveaux modules ou applications, qui répondraient pourtant à des besoins constants dans votre activité ? Si la réponse est oui, alors votre solution est dépassée. 

Afin d’assurer la pérennité de votre entreprise, vos outils doivent faire preuve de souplesse et permettre le déploiement de nouvelles options. C’est l’évolutivité de l’ERP qui va garantir la productivité, l’efficacité et la rentabilité, sur le court et le long terme, de votre entreprise. 

Avec un ERP en mode SaaS, vous pouvez interconnecter différents web services ou applications tierces, sans développement supplémentaire. Cette intégration d’API s’adapte à votre rythme de croissance, inutile de changer de solution si votre activité connaît un pic ! 

Par exemple, vous avez décidé d’équiper vos magasins avec un tout nouvel outil de caisse. Il est possible de l’intégrer et de l’interconnecter à votre ERP via son API, afin de synchroniser la gestion des stocks et des commandes. 

Autre exemple : vous souhaitez mettre en œuvre un site e-commerce pour développer vos ventes. L’intégration de ce site à votre ERP se fera sans développement, en mettant à disposition des informations temps réel : prix de vente, stock, suivi de livraison, historique de commande… 

 

 

4. Pouvez-vous gérer la maintenance et l’adaptabilité de votre ERP ?

Se structurer est indispensable pour tirer profit de son ERP. Le DSI devra nommer un responsable de la gestion, du développement et de la maintenance de votre solution ERP (ou s’en occuper lui-même). La personne en charge de l’outil aura donc la lourde tâche de contrôler le fonctionnement des processus, d’assurer le support informatique, de penser aux sauvegardes, de vérifier la sécurité, de développer des applications, d’effectuer les mises à jour… et bien d’autres choses encore ! 

Vous n’avez pas les moyens de mettre en œuvre une telle organisation ? C’est que l’ERP choisi ne correspond pas à vos besoins. Il est temps de passer à une solution SaaS, externalisée et flexible. 

Le SaaS utilise un modèle d’abonnement dans lequel vous réglez une redevance mensuelle ou annuelle au fournisseur de l’ERP. Les serveurs, les améliorations, les mises à jour, la gestion de la sécurité et les données sont contrôlés par ce dernier. Cette option permet d’accéder au logiciel par le biais d’un navigateur web sans que votre équipe informatique n’ait la responsabilité de sa maintenance. 

Autre avantage : la disponibilité. L’outil est accessible en continu, de manière sécurisée. Votre entreprise ne souffre d’aucune perte de temps pour cause de panne, ou période de maintenance.

Par ailleurs, l’ERP est hébergé dans le cloud, sur des serveurs distants gérés par le fournisseur. Cette solution emploie très peu de ressources informatiques de l’entreprise, tout en offrant une évolutivité illimitée.  

 

 

L’ERP cloud propose un modèle qui tient compte du budget, s’adapte à la croissance de l’entreprise et répond aux besoins d’une PME en pleine expansion. Si vous avez répondu « non » à l’une des 4 questions ci-dessus, c’est qu’il est temps de changer de solution ! 

 

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