Le télétravail poursuit son chemin au cœur des entreprises soucieuses de protéger leurs salariés et qui ont la chance de pouvoir utiliser ce mode de travail. 

Fin mars, un quart des salariés avaient installé leur bureau à domicile. Une telle adoption du « home office » aura forcément des conséquences sur l’organisation des entreprises. Il y a fort à parier que beaucoup de collaborateurs voudront prolonger le travail à domicile et que, même les managers, y trouveront des avantages. 

Cependant, cette disposition du travail génère de nouveaux défis aux administrateurs informatiques ! Cap sur 7 bonnes pratiques à mettre en œuvre pour faciliter et sécuriser l’accès aux ressources nécessaires aux employés. 

 

 

1. Fournir des ordinateurs professionnels bien équipés

Éviter que les salariés travaillent sur leurs propres terminaux est essentiel pour la sécurité des données et applications de l’entreprise. Idéalement, les administrateurs informatiques doivent fournir des ordinateurs portables disposant des accès utiles au travail de chaque collaborateur.  

Accès au Cloud, logiciel de gestion, modules bureautiques, outils de communication, boîte aux lettres de messagerie… Ces PC sécurisés reproduiront le bureau sur lequel les salariés travaillent habituellement, lorsqu’ils sont présents dans les locaux de l’entreprise. 

 

 

 

2. Maîtriser la communication virtuelle et à distance

Installer des outils collaboratifs ne suffit pas à maîtriser la communication virtuelle. Avec le télétravail, les responsables, chefs de projet et managers, font face au défi de la dématérialisation totale des réunions, entretiens et échanges. 

Il est important de définir des processus de communication efficaces avec les salariés, tout en maintenant un lien régulier via des réunions virtuelles. Privilégier les appels vidéos aide à conserver un lien « physique » et une certaine proximité, malgré les écrans. Par ailleurs, ces derniers s’avèrent pratiques si l’un des participants doit partager une présentation, un tutoriel ou tout support physique important pour la réunion. 

Cependant, la communication à distance ne doit pas faire oublier les « bonnes vieilles » pratiques comme le téléphone. Vos salariés devront enregistrer les numéros de portable de leurs collègues et supérieurs. En cas de problème technique, ils ne seront pas totalement coupés de l’entreprise. 

 

 

3. Mettre à disposition une documentation interne

Si ce n’est pas encore fait, mettez en ligne un document ou une page web, protégé par un mot de passe, contenant toutes les directives en lien avec le télétravail.  

Servez-vous également de cet espace pour regrouper les informations importantes (réunions, notes de service, etc.) et proposer un espace d’aide. Si un salarié fait face à des difficultés logicielles ou bureautiques, il doit pouvoir contacter rapidement le service informatique. 

 

 

4. Optimiser votre infrastructure réseau

Votre infrastructure réseau est-elle prête à accueillir toutes les nouvelles demandes d’accès à distance ?  

Il est peut-être l’heure de faire évoluer votre matériel réseau ou de modifier les priorités d’accès. Les administrateurs informatiques devront mener un diagnostic des capacités de l’infrastructure pour prendre certaines mesures de précaution, comme le déploiement de routeurs ou commutateurs.  

En cas d’une adoption du télétravail sur le long terme, il est envisageable d’augmenter la capacité de votre infrastructure ou de votre cloud. 

 

  

5. Gérer les accès réseau

Faciliter l’accès au réseau, oui, mais sans oublier de le sécuriser. Inutile de donner les pleins droits à tous les salariés.   

Les administrateurs informatiques vont devoir faire un travail de fond avec les équipes pour paramétrer les permissions. L’objectif est de protéger l’accès aux données, tout en évitant de multiplier les portes d’entrée (et donc les failles) pour les cybercriminels.  

Néanmoins, les salariés doivent visualiser leurs permissions et trouver facilement le chemin vers les fichiers nécessaires. Encore un défi à relever pour les responsables informatiques ! La nomenclature du réseau devra être identifiable et compréhensible pour chaque collaborateur. 

  

 

6. Garantir des normes de sécurité élevées

La première étape est de déployer un pare-feu renforcé ou utm (united threat management), qu’il est possible de gérer à distance. Ensuite, il est nécessaire d’autoriser uniquement l’accès réseau à des protocoles ou adresses IP spécifiques, pour limiter les intrusions. 

Autre précaution : activer l’authentification multifacteur aux différents outils et logiciels. Même si les salariés trouvent cela contraignant, ça reste une méthode éprouvée pour optimiser la sécurité de votre infrastructure. D’ailleurs, si vos collaborateurs ne comprennent pas l’importance d’un accès renforcé, c’est qu’il est essentiel de faire de la pédagogie. 

Depuis chez eux, les travailleurs sont davantage en confiance et maîtrisent moins les gestes de sécurité applicables en entreprise. Pour éviter un relâchement, pensez à envoyer régulièrement des informations sur les risques cybersécurité, les alertes au phishing et les gestes à adopter au quotidien pour protéger leurs données. 

Plus ils seront éveillés et informés sur le sujet, plus votre réseau sera préservé des attaques. 

 

 

7. Sauvegarder les données des utilisateurs

Attention aux pertes de données ! Le télétravail nécessite l’utilisation pleine et entière des outils fournis par l’entreprise. Cela passe par le travail dans le Cloud qui permet aux données d’être sauvegardées. Normalement, une infrastructure dans le nuage offre des sauvegardes automatiques. Ainsi, les fichiers sont récupérables en cas de problème technique, d’erreur humaine ou de cyberattaque. 

Les responsables informatiques peuvent aussi doter les ordinateurs portables, fournis aux salariés, d’une sauvegarde automatique, transmise au serveur. Dans le cas où les collaborateurs oublient de transférer un fichier dans le Cloud, il reste tout de même en lieu sûr. 

 

 

Suivre ces conseils, c’est anticiper dès maintenant les défis auxquels vos administrateurs informatiques vont être confrontés  !