Selon une étude d’Expensya, le nombre de notes de frais a grimpé de 5 % en 2023, avec une hausse des dépenses professionnelles de 8,57 % par rapport à l’année précédente​.

 

Face à cette réalité, la gestion des notes de frais devient un levier stratégique pour améliorer la performance financière de votre entreprise.

 

Alors, comment simplifier ce processus tout en gardant un œil vigilant sur les coûts ? Explorons ensemble quelques pistes ! 

 

Les coûts cachés d’une gestion inefficace des notes de frais

Derrière chaque procédure mal organisée se cachent des coûts indirects qui qui pèsent lourd sur l’entreprise. Voyons ces pièges discrets qui nuisent à la productivité et à la santé financière.

 

Le temps perdu dans le traitement manuel   

En moyenne, 65 % des employés passent plus de 30 minutes par mois à traiter leurs frais de déplacement. Cela peut sembler insignifiant, mais accumulé sur l’année et multiplié par des dizaines de collaborateurs, cela représente une quantité considérable de temps perdu sur des tâches administratives sans valeur ajoutée.

À court terme, cela impacte la productivité, à long terme, ces retards affectent la compétitivité globale de l’entreprise.

Les erreurs de saisie   

Les erreurs humaines, qu’elles soient de simples fautes de frappe ou des montants mal saisis, peuvent entraîner des doublons, des corrections fastidieuses, voire des anomalies comptables. Ces petites maladresses créent des ajustements imprévus qui grèvent la trésorerie et fragilisent la fiabilité des rapports financiers.

C’est une chaîne d’inefficacité qui coûte du temps et des ressources supplémentaires.

Les fraudes et abus   

Les fraudes liées aux notes de frais sont plus fréquentes qu’on ne le pense. L’Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) révèle qu’elles représentent, en moyenne, une perte de 251 000 dollars par entreprise, souvent non détectées pendant près de 18 mois.

 

Faux frais, dépassements déguisés, duplications… ces abus érodent rapidement le budget. À long terme, ces dérives affaiblissent autant la trésorerie que la culture d’entreprise.

La non-conformité aux politiques internes   

Des dépenses non conformes aux politiques internes ou des allocations inappropriées peuvent facilement déséquilibrer un budget. Sans cadre strict ou contrôle efficace, l’entreprise court le risque de dépasser ses prévisions.

 

Un phénomène qui crée une tension permanente sur la gestion des budgets, mais aussi un sentiment d’injustice entre les collaborateurs, alimentant une frustration générale.

Impact sur la trésorerie   

Les délais dans le traitement des notes de frais impactent directement la trésorerie et provoquent un mécontentement chez les employés en attente de remboursements. Ces délais compliquent également la gestion des flux financiers, car la trésorerie devient moins prévisible.

 

Lorsque le traitement est fluide, l’entreprise stabilise ses finances et facilite les futures décisions budgétaires.

 

Comment suivre et traiter les notes de frais de manière efficace ?

Vous vous demandez comment améliorer cette gestion sans perturber vos équipes ? Voici quelques bonnes pratiques pour suivre et traiter les notes de frais plus efficacement, tout en simplifiant la vie de vos employés.

 

Capture automatique des reçus  

L’ère du papier est révolue ! Encourager vos collaborateurs à photographier ou scanner leurs tickets dès qu’ils les reçoivent est une excellente manière de simplifier la gestion des dépenses. Cette bonne pratique réduit le risque de perte, tout en évitant la saisie manuelle. En quelques secondes, les informations sont enregistrées, prêtes à être validées !

Mise en place d’une politique de frais claire et adaptée   

Sans des règles bien établies, la gestion des dépenses professionnelles devient vite chaotique ! L’une des clés du succès repose sur une politique de frais limpide et facile à comprendre pour tous.

 

Si vos collaborateurs ne savent pas quels types de dépenses sont autorisés, les risques de dérives sont inévitables. Alors, pourquoi ne pas mettre en place une charte concise et accessible en un clic, que chaque employé peut consulter à tout moment (en déplacement, pendant un déjeuner client…).

 

En intégrant cette charte dans un outil comme Cleemy Notes de frais, vous anticipez aussi les éventuels dérapages, tout en assurant la transparence auprès de vos équipes.

 

Vous instaurez ainsi une culture de confiance et de rigueur, où chacun sait exactement où se situe la limite.

Suivi en temps réel des dépenses   

Imaginez pouvoir connaître les dépenses de votre entreprise en continu, sans attendre un reporting de fin du mois. C’est possible ! Avec un suivi en temps réel des dépenses, vous transformez cette crainte en une opportunité d’agir immédiatement. Vous n’attendez plus les rapports mensuels : chaque transaction s’affiche dès qu’elle est effectuée, vous permettant d’ajuster votre stratégie au jour le jour.

 

L’automatisation vous offre également une réactivité accrue. Si une dépense dépasse les limites, vous pouvez agir sur-le-champ, sans attendre que le problème devienne critique. Cela renforce aussi la précision des prévisions financières et permet de réorienter les efforts en fonction des objectifs.

Intégration avec les systèmes comptables et ERP  

Vous souhaitez vraiment rendre vos processus plus fluides et plus efficaces ? L’intégration d’un outil de gestion des notes de frais à vos systèmes comptables et ERP transforme littéralement la donne. Plus besoin de jongler entre plusieurs logiciels ou de saisir manuellement des informations.

 

Chaque dépense est immédiatement synchronisée avec votre système comptable, réduisant les erreurs et garantissant que tout est parfaitement aligné entre les différents services de votre entreprise.

 

Cette intégration offre un gain de temps précieux pour vos gestionnaires, qui n’ont plus à corriger manuellement des saisies répétitives ou à vérifier les doublons. C’est la promesse d’un processus fluide, où chaque information est capturée, triée et analysée en temps réel.

Utilisation des données analytiques pour optimiser les budgets  

Vos chiffres sont une mine d’or ! En scrutant régulièrement les données liées aux dépenses professionnelles, vous identifiez des tendances qui vous aident à ajuster vos prévisions et à maîtriser les coûts de façon proactive.

 

Par exemple, saviez-vous que 19,7 % des dépenses des salariés en 2023 concernaient les repas d’affaires ? Quel est le poids de ces déjeuners dans votre propre entreprise ?

 

Ces insights vous d’optimiser vos ressources et de mieux répartir les budgets.

 

Cleemy Notes de frais : votre outil pour simplifier la gestion des dépenses

Vous l’avez vu tout au long de cet article : les coûts cachés liés à une gestion inefficace des frais professionnels affectent sérieusement la productivité, la trésorerie et même l’équilibre de votre entreprise. Heureusement, Cleemy Notes de frais n’est pas un simple logiciel de gestion, c’est un véritable allié qui simplifie vos processus tout en réduisant drastiquement ces impacts négatifs.

 

Comment ? Grâce à la capture automatique des reçus, vous éliminez la plupart des erreurs humaines tout en gagnant du temps. Plus besoin de vous soucier de la saisie manuelle ou de la perte de justificatifs !

 

Mais ce n’est pas tout. Cleemy Notes de frais intègre directement les dépenses dans vos autres outils (logiciel comptable, ERP…), assurant une fluidité totale dans la gestion des données entre les différents services.

 

Enfin, grâce aux analyses prédictives générées dans cet outil SIRH, vous bénéficiez d’une vision claire et en temps réel des tendances de vos dépenses. Un suivi qui aide à détecter rapidement les écarts pour optimiser vos ressources et prendre des décisions budgétaires éclairées.