Une solution de téléphonie moderne, adaptée aux besoins de votre entreprise, assure un service client de qualité, tout en facilitant la collaboration entre vos équipes. Avec la fin du Numéris qui approche, il est temps d’opter pour une infrastructure télécom innovante. 

 

Cependant, migrer vers une nouvelle solution de téléphonie n’est pas une tâche à prendre à la légère. Une planification minutieuse et une approche structurée en 6 étapes sont indispensables pour réussir cette transition.  

 

1) Évaluation des besoins 

Avant de foncer tête baissée vers une nouvelle solution de téléphonie, avez-vous vraiment cerné vos besoins ? La première étape est de définir ce que votre entreprise attend de son nouveau service télécom.  

 

Combien d’utilisateurs avez-vous ? Avez-vous besoin d’un standard téléphonique intégré ou de la possibilité de transférer des appels entre plusieurs sites ? Et qu’en est-il des fonctionnalités avancées comme la gestion des appels, les conférences téléphoniques, ou même l’intégration avec des outils CRM ?  

 

Par exemple, une PME avec une équipe de vente en déplacement constant doit s’attarder sur les options de mobilité. Une solution basée sur le cloud, qui permet, entre autres, la redirection automatique des appels vers les téléphones portables, pourrait être la réponse idéale.  

 

Si une entreprise gère de nombreux appels entrants, des fonctionnalités comme un système de réponse vocale interactive (IVR) ou un centre d’appels pourraient s’avérer nécessaires pour optimiser le temps de vos employés et améliorer l’expérience client. 

 

2) Recherche de solutions

Après avoir défini vos besoins, vient l’étape de la sélection des solutions. Face à l’offre abondante, comment s’y retrouver ? 

 

Entre l’IPBX et le Centrex, il est essentiel de comparer les options de communication par VoIP, reconnue pour sa flexibilité et ses coûts avantageux. Cette technologie utilise votre réseau Internet pour acheminer les appels, ce qui offre ainsi des économies substantielles par rapport à la téléphonie traditionnelle. 

 

Chaque solution présente ses atouts. L’IPBX reste un choix solide, avec des fonctionnalités avancées comme l’ACD (système de distribution automatique des appels) qui oriente les appels en fonction des compétences et de la disponibilité des agents. Un critère qui facilite la gestion des flux élevés d’appels entrants et se couple aisément avec les CRM pour remonter les fiches clients. Ces fonctionnalités sont également accessibles avec le Centrex. 

 

Enfin, les licences de softphonie enrichissent l’expérience en intégrant des outils de collaboration, comme Microsoft Teams, dans le but d’optimiser la communication interne et externe. 

 

3) Se faire accompagner par des experts

La migration vers une nouvelle solution de téléphonie peut être complexe. Elle s’accompagne souvent de nombreux défis techniques. Faire appel à des experts comme Alticap est un investissement qui peut vous faire gagner du temps et éviter bien des tracas. 

 

Pourquoi est-ce important ? Imaginez que vous vous retrouviez en plein déploiement avec des soucis de configuration réseau ou d’intégration avec vos systèmes existants. Les experts en téléphonie savent anticiper ces écueils et vous aider à sélectionner les options techniques les plus adaptées, comme le choix entre une installation sur site ou une solution hébergée.  

 

Chez Alticap, notre expérience nous permet de personnaliser la migration pour répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise, minimisant ainsi les interruptions de service. 

 

 

 

 

4) Planification de la migration

Un plan de transition bien structuré est indispensable pour éviter toute perturbation dans les communications. La clé ? La préparation.  

 

Élaborez un calendrier détaillé, identifiez les étapes clés et attribuez des responsabilités claires à chaque membre de l’équipe. 

 

N’oubliez pas d’intégrer les temps de formations pour les utilisateurs, avant et après la mise en place de la nouvelle solution. Une transition en douceur est le gage d’une adoption réussie. 

 

Le conseil d’Alticap : choisissez un moment creux pour effectuer la migration. Par exemple, si votre entreprise connaît des pics d’activité saisonniers, planifiez le déploiement en dehors de ces périodes. Cette approche permet de réduire les risques et de donner à votre équipe le temps de s’approprier le nouveau système. 

 

 

5) Formation et support

Vous avez maintenant une solution de téléphonie moderne, mais vos employés savent-ils l’utiliser ? La formation reste indispensable pour garantir une adoption réussie de votre nouveau système télécom.  

 

Organisez des sessions pédagogiques pour différents groupes d’utilisateurs. Par exemple, le service client aura besoin de maîtriser les fonctionnalités de gestion des appels et des files d’attente, tandis que les équipes de vente doivent savoir utiliser les fonctions de mobilité. 

 

Et ce n’est pas tout : assurez un support technique continu pour répondre aux questions et résoudre les problèmes qui pourraient survenir.  

 

Le saviez-vous ? Alticap propose des sessions de formation sur mesure et un support dédié pour garantir que vos équipes exploitent pleinement toutes les fonctionnalités de leur nouvelle solution de téléphonie. 

 

6) Suivi et évaluation 

Une fois la migration terminée, c’est le moment de faire un bilan : comment la nouvelle solution fonctionne-t-elle au quotidien ?  

 

Répondez à cette question en recueillant les retours des utilisateurs et en analysant les indicateurs de performance liés à vos objectifs. Est-ce que le taux de résolution des appels au premier contact s’est amélioré ? La durée moyenne des appels est-elle en baisse ? 

 

Le suivi permet d’identifier les aspects qui fonctionnent bien et ceux qui nécessitent des ajustements. Peut-être qu’une fonctionnalité supplémentaire, comme l’intégration d’un chat en direct, pourrait améliorer encore plus votre service client.  

 

Ne sous-estimez pas cette phase d’évaluation : c’est elle qui vous permettra d’optimiser votre système en continu. 

 

 

Migrer vers une nouvelle solution de téléphonie est une décision stratégique pour les PME cherchant à moderniser leurs communications et gagner en efficacité. En suivant ces 6 étapes, vous vous assurez une transition sans heurts. 

 

Rappelez-vous, une bonne planification et une approche structurée sont les clés d’une migration réussie, et cela se traduira par des communications améliorées, une meilleure productivité et, au final, une entreprise plus performante. 

 

Faire appel à un expert comme Alticap vous garantit un accompagnement personnalisé, un support continu, et une solution télécom parfaitement alignée sur vos besoins.