7 décembre 2022
Gilles Brunel
Facture électronique : 3 contextes à considérer
Les mois passent et l’obligation, pour les entreprises, d’émettre et de recevoir des factures au format électronique s’approche à grands pas. Rappelons que la date limite est fixée au 1er juillet 2024 et que cela va changer le fonctionnement de votre service comptabilité
Avant de rejoindre le train de la dématérialisation, vous devez vous assurer que votre entreprise est prête à passer le cap. Selon vos processus de facturation, les bonnes pratiques à adopter diffèrent. Vous devrez prendre en compte l’existence ou non d’un outil dédié, ainsi que sa compatibilité avec les nouvelles normes.
Cap sur les 3 contextes à considérer avant de changer ou d’optimiser son logiciel de facturation !
Contexte 1 : l’absence d’outil de facturation
Votre entreprise se remet-elle toujours à Excel ou à Word pour créer vos factures ?
Si vous avez répondu « oui » à cette question, c’est qu’il est temps d’opter pour une solution adaptée aux normes de la loi sur la facture électronique.
Par exemple, cette dernière exige l’archivage des factures pendant 10 ans. Vous pourriez penser au bon vieux classeur, ou aux plateformes comme Google Drive ou Dropbox… Sauf que vos futures factures dématérialisées devront être stockées dans un système sécurisé, fourni par les outils de comptabilité ou de gestion commerciale adaptés à la loi sur la facture électronique.
En l’absence d’outil, vous ne pourrez pas vous conformer à cette règle… entre autres !
Nous pouvons aussi citer la nécessité d’émettre les factures dans des formats spécifiques, répondant à la norme européenne EN16931 (Factur-X, UBL, CII). Or, sans logiciel capable de prendre en charge ces formats, vous ne pourrez jamais être en conformité.
Que faire si vous êtes dans ce contexte ?
Avant d’adopter un logiciel de facturation, et donc de modifier vos processus de paiement, il est important de vous faire accompagner. Vous êtes sur le point de transformer en profondeur le fonctionnement de votre service comptable.
S’entourer d’experts pour planifier, développer et organiser un plan de mise en conformité garantit la réussite du déploiement de la facture électronique dans votre entreprise. N’hésitez pas à nous contacter dès à présent si vous vous reconnaissez dans ce contexte.
Contexte 2 : un outil de facturation qui ne répond pas aux nouvelles normes
Même si votre entreprise dispose d’un outil de facturation efficient, vous devez vous assurer qu’il offre les fonctionnalités requises par la loi sur l’e-invoicing.
Désormais, il doit aussi pouvoir collecter les données de vos factures, les transformer dans des formats spécifiques, avant de les transmettre au Portail Public de Facturation ou une Plateforme de Dématérialisation Partenaire. Or, tous les logiciels de facturation actuels ne proposent pas cette mise à jour…
Par ailleurs, l’obligation à la dématérialisation des factures s’accompagne de nouvelles mentions à faire apparaître sur les factures :
- Le numéro SIREN du client
- L’adresse de livraison des produits, si elle diffère de l’adresse de facturation
- La nature de l’offre vendue : biens, prestation de service ou les deux
- La mention « Option pour le paiement de la taxe d’après les débits » si vous avez choisi de payer la TVA après les débits
Là encore, votre outil de facturation actuel doit intégrer ces nouvelles données sur vos documents. Le cas échéant, votre entreprise ne sera pas en conformité avec la nouvelle loi et risque des sanctions.
Que faire si vous êtes dans ce contexte ?
Commencez par vous renseigner auprès de l’éditeur de votre outil de facturation. S’il vous confirme que le logiciel ne prend pas en charge ces flux de transmission ni l’intégration des nouvelles mentions, il est possible d’annexer un système intermédiaire dispensant ces fonctions.
Cependant, même si cette technique est efficace, elle peut entraîner un surcoût de la part de l’éditeur. Il faut aussi s’assurer que les modules à annexer sont compatibles avec votre logiciel et les configurer efficacement…
Comme pour le contexte précédent, se faire accompagner pour ajuster son outil, afin qu’il réponde aux normes de la loi sur la facture électronique, est recommandé. Vous pourrez vous assurer que le déploiement en réception et en émission s’effectue efficacement.
Contexte 3 : un logiciel de facturation qui se met en conformité
Fin 2022 et début 2023, les logiciels de facturation – qui ont prévu de se mettre aux normes – proposeront une version adaptée à la loi sur la dématérialisation à leurs utilisateurs. Loi qui, faut-il le rappeler, s’appliquera aux entreprises à partir de 2024.
C’est le cas de l’outil utilisé par votre entreprise ? Parfait ! Cependant, cette mise aux normes n’est pas exempte d’actions à mener au sein de votre service comptabilité.
Que faire si vous êtes dans ce contexte ?
Avant de mettre à jour votre logiciel de facturation, il est conseillé d’établir un plan de mise en conformité. Ce dernier permet de sécuriser le nouveau dispositif et de redéfinir vos process de qualification des données. Pour que votre plan soit efficace, il doit contenir ces étapes :
- Un audit de vos process de facturation
- La sélection du modèle de transmission : via un Opérateur de Dématérialisation (OD) ou directement via une plateforme (PDP ou PPF)
- L’information et la formation de vos équipes
- L’optimisation de vos workflows actuels (voire l’automatisation de vos flux de travail)
Pour en savoir plus sur ces étapes et l’implication sur l’organisation de votre entreprise, nous vous invitons à consulter notre article « Loi sur la facture électronique : 6 conseils pour s’y préparer ».
Avant 2024, vous pouvez préparer votre entreprise à la dématérialisation des factures en révisant votre outil de facturation et de comptabilité. L’idéal reste de confier cet exercice à des experts capables de vous accompagner dans le choix et l’implémentation de l’outil, ainsi que dans la formation de votre équipe.
Vous voulez en savoir plus sur la loi facture électronique et ce qu’elle implique pour votre entreprise ?
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