En tant qu’entreprise, vous devez assurer la protection du processus de paie, pour éviter les erreurs sanctionnables, mais aussi garantir les droits de vos salariés. La sécurité financière de votre activité, tout comme la motivation de vos équipes, est directement liée à votre capacité à gérer le règlement des salaires.  

Alors, comment minimiser les erreurs et sécuriser son processus de paie ? Découvrez nos conseils ! 

 

Effectuer une veille légale et conventionnelle

L’un des principaux risques auquel s’expose votre processus de paie est la non-conformité avec les réglementations légales en vigueur. En cas de manquement, votre entreprise risque des sanctions. La solution ? Effectuer une veille légale et conventionnelle pour connaître l’évolution des lois et conventions liées à votre secteur d’activité. L’objectif est de rester informé sur les augmentations du SMIC, l’attribution et le montant des primes ou toutes modifications liées au droit du travail. 

Vous pouvez effectuer cette veille légale de manière « manuelle », mais c’est une tâche fastidieuse… Sans compter que vous pouvez aisément passer à côté d’une information importante, perdue dans le flux de données légales publiées chaque jour. 

La meilleure technique reste d’adopter un logiciel de paie qui intègre cette fonction de veille. Cela permet de conserver votre processus à jour, tout en libérant vos gestionnaires et responsables de paie de cette mission chronophage. 

 

Éliminer au maximum la saisie

Lorsque plusieurs collaborateurs interviennent dans la création et modification des fiches de paie, les erreurs de transcription ou de transposition des données sont plus courantes. 

Qu’elles soient conscientes ou non, les fautes de frappe, les répétitions, les erreurs de calcul ou les modifications d’un contrat de travail peuvent avoir de graves conséquences pour votre entreprise. En plus d’une perte de bénéfices, ces anomalies exposent votre entreprise à des poursuites judiciaires ou des sanctions. 

Par ailleurs, la correction de données inexactes demande du temps et des ressources, ce qui entrave la productivité de votre service paie. La solution ? L’automatisation ! En plus d’améliorer la rapidité de traitement des bulletins de paie, elle minimise le risque d’erreurs en calculant automatiquement les retenues fiscales, les primes, les heures supplémentaires, etc.  

Résultat : vous obtenez des fiches de paie correctes et conformes à la législation. 

 

Dématérialiser l’édition et l’envoi des bulletins

La dématérialisation des bulletins de paie est devenue la norme depuis 2017. Elle permet de protéger les données personnelles de vos employés et celles de votre entreprise.  

Ces dernières sont centralisées au sein d’un même outil. Alors, autant bien le choisir, afin de parfaitement sécuriser le processus de paie, tout comme la confidentialité des informations. L’idéal est d’opter pour une solution où les employés reçoivent leur fiche de paie directement dans un espace virtuel sécurisé.  

S’ils peuvent aussi être autonomes dans la gestion de leurs heures supplémentaires et mettre à jour les renseignements administratifs en temps réel, c’est encore mieux ! Cette indépendance aide à fiabiliser les données, ce qui nous amène justement au point suivant… 

Fiabiliser les données

Les erreurs sur les fiches de paie vous coûtent non seulement de l’argent, mais entament la motivation de vos employés. Parmi les erreurs les plus courantes, on retrouve le mauvais calcul des heures de travail et d’absences, une gestion erronée des cotisations sociales ou des conventions collectives. 

Pour les éviter, permettez à vos salariés de gérer eux-mêmes les informations sur leurs absences, congés ou heures supplémentaires. Grâce à l’espace virtuel, ils doivent pouvoir modifier leurs informations personnelles et administratives, comme le nombre d’enfants par exemple, ou signaler un changement de statut matrimonial.  

Ainsi, les fiches de paie se mettent à jour en temps réel, ce qui évite les corrections et rectifications sur les prochains bulletins. Une procédure qui prend du temps et qui peut générer des erreurs. 

 

Choisir un outil qui simplifie la gestion de la paie

Pour minimiser la saisie de données, dématérialiser l’édition et l’envoi de bulletins, mais aussi favoriser l’autonomie des salariés, vous avez besoin d’un outil qui simplifie la gestion de votre processus de paie. 

Opter pour un logiciel qui automatise l’essentiel du processus, c’est économiser du temps sur : 

  • Les mises à jour des paramétrages légaux (taux, code DUCS…) et conventionnels (classifications, primes, maintiens de salaires, cotisations…) 
  • Le calcul et la prise en charge des heures supplémentaires, congés ou absences 
  • La gestion de vos déclarations sociales (DSN) 
  • La distribution des fiches de salaires 
  • La programmation des échéances (fin de contrat ou de période d’essai, retours négatifs sur télédéclarations…) 
  • Les contrôles en masse des bulletins de paie 

De plus, l’adoption d’un logiciel de gestion de la paie moderne vous assure une distribution sécurisée des bulletins de salaire, respectueuse des normes RGPD. 

 

Le meilleur moyen pour sécuriser votre processus de paie est d’opter pour un outil productif et collaboratif. Un logiciel qui pilote automatiquement les différents paramètres de la paie vous assure la transmission de bulletins cohérents avec l’activité de vos salariés et conformes aux dernières réglementations. 

 

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