La Déclaration Sociale Nominative (DSN) mensuelle est désormais le vecteur unique et majeur de transmission des données salariés et des cotisations auprès des organismes et des impôts. Sa qualité est donc primordiale ! 

Fiabiliser la DSN, c’est garantir que les données transmises soient justes, complètes et en règle. Cependant, comment faire face à la complexité de certaines lignes de déclaration ? Comment s’assurer que les informations sont en adéquation avec le statut du salarié  et ouvrent les droits adéquats ? 

 

Rappel : qu’est-ce que la DSN ?

Basée sur une transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données salariales (salaires, cotisations, numéros de contrat…), la DSN réalise la déclaration des cotisations et contributions au niveau nominatif et leurs agrégations par organisme. Elle permet aussi le télérèglement des sommes dues par l’entreprise.  

Les DSN événementielles (Amorçage, Arrêt de travail, Fin de contrat) complètent ce dispositif. 

 

Quels sont les avantages de la DSN ?

Depuis le 1er janvier 2017, la DSN est l’unique mode de transmission des déclarations sociales auprès des divers organismes. Cette simplification des démarches administratives liées à la paie a eu pour effet de : 

  • Consolider la compétitivité des entreprises en réduisant les délais de traitement, pour les laisser se concentrer sur des tâches plus productives ; 
  • Simplifier le nombre de déclarations à faire pour gagner du temps ; 
  • Sécuriser et améliorer les obligations sociales, avec moins de risques d’erreurs de saisie, donc moins de litiges et de sanctions ; 
  • Optimiser la gestion de la protection sociale grâce à un contrôle des données simplifié, clair et complet ; 
  • Permettre, aux entreprises et à l’État, des économies grâce à un processus entièrement dématérialisé, un temps de traitement réduit et la certitude de limiter les litiges, favorisant un retour sur investissement très rapide. 

 

Côté employés, le déploiement de la DSN a permis de : 

  • Réduire les formalités administratives pour les prestations sociales et assurer la transférabilité de leurs droits ; 
  • Sécuriser leurs droits grâce à un identifiant unique valable pour tous les organismes sociaux ; 
  • Renforcer la confidentialité, en minimisant le volume de données échangées entre les partenaires sociaux ; 
  • Supprimer l’obligation de fournir des pièces justificatives pour obtenir des droits à l’assurance chômage. 

 

 

Les éléments à considérer pour fiabiliser sa DSN

Fiabiliser vos données de DSN est indispensable pour respecter vos obligations, assurer pleinement les droits de vos salariés et éviter les sanctions.  

Pour rappel, votre entreprise s’expose aux pénalités suivantes en cas de manquement dans la transmission de la DSN : 

  • 17.14€ de pénalité par salarié et par DSN non transmise. 
  • 51€ par salarié et par mois de retard si vous dépassez les délais obligatoires. Cependant, en cas de retard inférieur ou égal à 5 jours, la pénalité ne peut dépasser 5 142 €. 

Afin d’éviter les sanctions, il existe certains points qui nécessitent une attention particulière : 

  • Les données déclarées concernant les statuts spéciaux, comme les apprentis ou les salariés VRP multicartes, pour garantir leurs droits sociaux ; 
  • La déclaration conjointe sur les versants Sécurité sociale et retraite complémentaire Agirc-Arrco ; 
  • Les lignes de déclaration concernant le Smic ; 
  • La cohérence entre les informations des salariés et les données cumulées inscrites dans la déclaration à l’Urssaf ; 
  • Les signes utilisés : les montants de réduction générale doivent être précédés d’un signe négatif, tandis que le montant agrégé ne doit rien comporter ; 
  • Le temps de travail contractuel du salarié, qui intervient dans certains droits sociaux et exonérations sociales ; 
  • La saisie des réductions salariales applicables aux heures supplémentaires. 

Cette liste n’est pas exhaustive, mais elle montre qu’il est important de vérifier de nombreux points, afin de s’assurer d’une DSN en règle. Un travail mensuel chronophage où les risques d’oublis et d’erreurs sont importants.  

D’autant que la norme DSN est mise à jour chaque année, ce qui oblige les responsables paie à effectuer une veille rigoureuse et à s’adapter aux évolutions en vigueur. 

 

Fiabiliser sa DSN grâce à un logiciel de paie évolutif

La meilleure solution pour fiabiliser sa DSN et minimiser le risque d’erreurs consiste à utiliser un logiciel de paie. Cet outil permet d’automatiser la gestion de la paie, ce qui sécurise les données récoltées et traitées. Bien entendu, ce type de logiciel prend également en charge vos déclarations sociales nominatives, de manière automatisée. 

L’idéal étant d’opter pour un outil de paie évolutif qui propose aussi une veille juridique et conventionnelle actualisée, comme Silae. Vous êtes sûr d’être constamment à jour avec la réglementation, ce qui vous évite de potentielles sanctions tout en sécurisant les droits de vos salariés.  

Votre service paie gagne ainsi un temps considérable dans la transmission de la DSN. 

 

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