8 novembre 2021
Yéléna CHABOYAN
Comment faire un budget prévisionnel grâce à la Business Intelligence ?
Comment faire un budget prévisionnel ? Et si la réponse se trouvait dans la Business Intelligence ?
Votre entreprise n’a jamais autant disposé de données qu’à l’heure actuelle. Or, la data fournit de précieuses informations pour piloter vos décisions et donc, vos finances.
Ensemble, découvrons comment la Business Intelligence vous aide à élaborer un budget prévisionnel cohérent !
Une centralisation des données efficace et en temps réel
D’après une étude d’IBM, 58 % des PME utilisent encore des feuilles de calcul pour élaborer un budget. Pourtant, 41 % des utilisateurs d’Excel affirment que les feuilles de calcul ne peuvent pas gérer leurs volumes de données.
Ces solutions de recherches manuelles (et obsolètes) ont un coût en termes de temps et d’innovation. Les entreprises qui ne s’appuient pas sur l’automatisation consacrent jusqu’à 20 % de leur temps de « planification et d’analyse » à la collecte de données et jusqu’à 30 % à leur validation, selon une étude de Constellation Research.
C’est un problème majeur, surtout lorsqu’il s’agit de gérer vos données financières pour élaborer un budget prévisionnel.
Alors, imaginez pouvoir rassembler toutes les informations en un clic, grâce à un outil reporting qui s’appuie sur l’automatisation… En quelques secondes, vous obtenez une vision d’ensemble des dépenses et recettes, ainsi que du retour sur investissement de chaque campagne ou action. C’est un véritable gain de temps, de productivité et d’efficacité !
Une vision à 360° pour mieux piloter son budget prévisionnel
Avec la Business Intelligence, vous obtenez une vision à 360° de vos performances annuelles. Par conséquent, vous planifiez mieux les ventes futures, en traçant et en évaluant les résultats par produits, par consultants, par régions ou filiales.
Il en va de même pour d’autres paramètres budgétaires, tels que les effectifs et les salaires, les dépenses d’exploitation, les coûts fixes, les flux de trésorerie et les bénéfices. Chacun d’entre eux peut être analysé, ensemble ou séparément, pour déterminer la manière dont vous établissez vos budgets.
Prenons l’exemple de la planification et de la gestion de la chaîne d’approvisionnement. Pour budgétiser les éventuels investissements d’équipement, ou les nouvelles embauches dans le département logistique, il faut coordonner plusieurs données, comme les flux de trésorerie, le fonds de roulement, les coûts de recrutement, la capacité de production et les stocks.
Un outil de Business Intelligence compile facilement les données nécessaires à cette analyse. Votre entreprise connaît immédiatement les capacités financières à allouer pour investir ou embaucher sur sa chaîne de production.
Plus de données pour mieux élaborer son budget
La budgétisation basée sur la BI offre également des opportunités pour améliorer les processus d’allocation. En plus des données internes, l’automatisation permet d’extraire tout type d’information structurée provenant de sources externes : réseaux sociaux, emails, web, etc.
Face à une multitude d’informations, les algorithmes peuvent effectuer des prédictions afin d’aider les entreprises à mieux cerner les attentes et les besoins des clients. L’objectif est de soutenir une prise de décision budgétaire fondée sur des prédictions fiables.
Comment faire un budget prévisionnel en 4 étapes ?
Vous souhaitez profiter de la Business Intelligence pour élaborer le budget prévisionnel de votre entreprise ?
Voici 4 étapes à respecter :
1. Regrouper les données historiques
Pour élaborer un budget prévisionnel efficient, pensez à regrouper les informations historiques de votre entreprise. L’objectif est d’obtenir une modélisation complète de vos différents investissements et des résultats produits.
C’est d’autant plus utile si vous avez réalisé des investissements de moyen ou long terme.
Pour faciliter le regroupement des données, un outil de BI est fortement conseillé ! Il pourra faire le lien entre votre CRM, votre ERP et vos tableaux Excel pour rassembler les informations passées, nécessaires au pilotage du budget.
2. Définir vos objectifs
Avant d’analyser les données recensées, prenez le temps de réfléchir à vos objectifs SMART :
- Spécifiques
- Mesurables
- Atteignables
- Réalistes
- Temporellement définis
Exprimez clairement chacune de vos attentes. Par exemple, ne dites pas « réduire le délai de fabrication du produit Y », mais plutôt « réduire de 30% le délai de fabrication du produit Y dans les 6 prochains mois ».
Vous pouvez définir un objectif principal pour l’entreprise, puis un objectif par service. Votre budget devra être consacré à la réalisation de ces différents challenges.
3. Analyser et élaborer votre budget
Une fois les données centralisées et les objectifs définis, il est l’heure d’analyser les informations. Comment faire un budget prévisionnel qui va permettre d’atteindre vos buts ?
C’est le moment où votre outil BI va vous aider à manipuler les données pour allouer votre budget aux investissements liés à vos besoins. Vous pourrez même définir 2 ou 3 versions de votre budget prévisionnel, afin de tester différentes solutions. Ce qui nous amène à l’étape suivante…
4. Transformer votre budget prévisionnel en budget dynamique
Tout évolue tellement vite qu’aucun budget prévisionnel ne peut être fixé dans le marbre. D’où l’intérêt d’établir plusieurs projections.
Durant l’exercice de votre activité, votre outil de Business Intelligence va continuer de recenser et mettre à jour vos données. Il pourra également faire évoluer les modèles de prédictions en fonction des idées suggérées par vos équipes, de la croissance de votre activité ou de tout autre événement impactant votre entreprise.
Le budget prévisionnel sera alors amené à évoluer pour assurer l’atteinte de vos objectifs.
Avec un outil de Business Intelligence, vous automatisez la récolte et l’analyse de données, pour faire un budget prévisionnel cohérent avec vos objectifs. À la clé : une meilleure répartition de vos ressources, ainsi qu’un retour sur investissement plus important.