27 février 2021
Olivier OLEJNICZAK
6 raisons de sauvegarder les emails et documents Microsoft 365
Travailler dans le Cloud, voilà une belle opportunité pour les entreprises en quête de fluidité, productivité et sécurité. Cependant, si Microsoft 365 offre une infrastructure et des outils pour collaborer efficacement, il ne faut pas oublier de protéger vos données. Contrairement aux idées reçues, la sauvegarde n’est pas automatique !
D’où l’intérêt d’adopter un process pour mettre vos données à l’abri.
Dans cet article, découvrons ensemble pourquoi intégrer une stratégie de sauvegarde d’emails et documents dans votre gestion informatique.
1. Microsoft n’est pas responsable de vos données
Alors que Microsoft est responsable de la disponibilité des services d’infrastructure Cloud, vous restez responsable de la protection de vos données. D’ailleurs, Microsoft l’explique clairement dans leurs accords de service :
Nous nous efforçons de maintenir les systèmes en fonctionnement, cependant, les services en ligne subissent parfois des interruptions et des pannes occasionnelles, et Microsoft n’est pas responsable des interruptions ou des pertes que vous pourriez subir dans ces cas.
2. Exchange Online ne permet pas les sauvegardes
Microsoft n’offre pas la possibilité d’effectuer des sauvegardes dans Exchange Online. Par exemple, si un employé supprime accidentellement un email avec une pièce jointe importante, il pourra le récupérer dans la corbeille durant une durée limitée.
Seule une sauvegarde automatique pilotée par une solution complémentaire comme ALTARO Office 365 Backup de HornetSecurity vous permettra de vous prémunir contre les pertes de données.
3. La récupération ponctuelle pour OneDrive et SharePoint online est limitée à 30 jours
Avec OneDrive et SharePoint Online, vous pouvez effectuer des récupérations ponctuelles, mais ces dernières sont limitées aux 30 derniers jours. Or, cette limite peut devenir un risque dans le cas d’une perte massive de données, car vous ne pourrez pas retrouver les documents antérieurs. Par ailleurs, concernant les données toujours stockées dans OneDrive et SharePoint Online, le processus de récupération, fichier par fichier, risque d’être long et fastidieux.
Si vous avez besoin de capacités de restauration supérieures, effectuer des sauvegardes régulières de vos bases de données devient indispensable. En cas de défaillance, vous récupérerez l’intégralité de vos contenus.
4. La protection des données n’équivaut pas à une sauvegarde
Certains outils de Microsoft 365 offrent des options d’optimisation, de gestion et de sauvegardes des données. Par exemple, dans la licence E3, Microsoft intègre Azure Information Protection (AIP), une solution cloud pour classifier et protéger les documents et emails de votre entreprise, en appliquant des étiquettes à chaque contenu.
Si elle facilite le contrôle et la diffusion des documents, ce n’est absolument pas une solution sécurisée. En aucun cas, AIP se supplante à une politique de sauvegarde qui assure de retrouver vos fichiers et emails en cas d’anomalie.
5. Éviter des frais supplémentaires de stockage
Chaque plan de Microsoft 365 est assorti d’un quota de stockage de données. Lorsqu’un document sauvegardé dans SharePoint est supprimé, il est placé dans la librairie « Preservation Hold ». Or, cette bibliothèque de sauvegarde compte dans le quota de stockage prévu par votre contrat. Lorsque vous dépassez ce volume, vous devez régler des coûts supplémentaires.
En fonction de la taille de vos fichiers et de vos paramètres de conservation, l’utilisation d’une application de sauvegarde peut s’avérer plus rentable.
Idéalement, faites le calcul !
6. La messagerie n’est pas une solution de sauvegarde
Bien souvent, Outlook sert d’outil de sauvegarde aux employés. Il est facile de classer une pièce jointe importante ou un email avec des informations essentielles dans ses favoris, en pensant les “sauvegarder”. En réalité, vous les stockez simplement. En cas de défaillance ou d’erreur de manipulation, ces messages disparaissent, ainsi que leur contenu.
Le bon geste consiste à déplacer ces fichiers dans OneDrive et/ou SharePoint pour les conserver en sécurité. Si le serveur Exchange rencontre une anomalie, vous pourrez retrouver facilement ces éléments importants.
Les outils de sauvegarde fournis avec Microsoft 365 ont une certaine valeur. Néanmoins, ils ne sont pas suffisants en cas de panne, d’anomalie ou d’attaque. Mieux vaut prévoir une solution externalisée, qui se greffe sur votre suite Microsoft, pour conserver vos données en lieu sûr.