5 signes qu’il est temps d’optimiser votre service paie 

Dans les PME, les gestionnaires de paie portent souvent plusieurs casquettes et doivent jongler entre des missions humaines, comptables et fiscales. Un rôle qui revêt une importance capitale dans le bien-être et la motivation des salariés. 

Dans un contexte de digitalisation croissante et de simplification des process, certains signes démontrent que votre service de paie nécessite une évolution. Alors, est-il l’heure d’optimiser ce pôle central dans votre organisation ? Découvrez 5 signes qui ne trompent pas ! 

1. Les informations administratives de vos salariés ne sont pas à jour

Comment gérez-vous la mise à jour des statuts administratifs de vos salariés ? Il est courant d’utiliser des feuilles de calcul pour remplir les fiches de vos collaborateurs. Cependant, la mise à jour n’est pas toujours réactive. 

Si vous avez régulièrement des visites ou appels au sujet d’erreur sur les bulletins de paie, c’est qu’il est temps d’ajouter l’automatisation dans vos processus.  

Actuellement, un employé qui change de situation devra passer à votre bureau, remplir un document papier ou envoyer un email, n’est-ce pas ? Le délai de traitement de la nouvelle information peut être long, surtout si votre service paie est déjà surchargé de travail. Or, la paie n’attend pas et doit être versée chaque mois. 

Par ailleurs, l‘automatisation garantit que les politiques de rémunération et les réglementations gouvernementales sont correctement appliquées chaque fois qu’un changement de situation survient. 

2. Vos salariés manquent d’informations sur leurs congés

Combien de temps passez-vous à calculer et vérifier les congés de vos salariés ? Combien d’heures par semaine sont consacrées à répondre à des emails ou appels des collaborateurs au sujet de leurs soldes RTT ? 

Imaginez le temps que vous pouvez gagner, pour réaliser d’autres missions à plus forte valeur ajoutée, si vous digitalisez cette partie. En effet, il existe des solutions de gestion paie-RH qui centralisent les données concernant les absences. La demande, la validation et la consultation des congés se fait directement via une interface web.  

Les salariés gagnent en autonomie, ce qui vous libère de ces actions chronophages. 

3. Le service paie est en surcharge administrative

Une bannette pour les congés, une pour les arrêts maladie, une autre pour les changements administratifs… Combien de feuilles de papier passent entre vos mains chaque jour ? Ce chiffre devrait être minime. Si ce n’est pas le cas, il est peut-être temps d’optimiser le service paie pour ajouter plus de fluidité dans le traitement des informations. 

Si vos gestionnaires consacrent des heures à l’administration plutôt qu’à des projets hautement prioritaires (comme la montée en compétence, le recrutement de nouveaux talents ou l’amélioration du bien-être au travail, par exemple), ils gaspillent des ressources inestimables. 

S’ils sont davantage concentrés sur l’extinction des incendies que sur la gestion de leur équipe et l’amélioration des performances, c’est qu’il est temps de revoir les processus de travail. 

Le versement des salaires dans les délais ne doit pas être un défi constant, mais un procédé fluide et réactif. 

4. Les responsables paie jonglent entre plusieurs outils

Combien d’outils vos gestionnaires de paie utilisent-ils au quotidien ? La réponse devrait être : un seul. 

Si vous utilisez deux ou plusieurs systèmes pour saisir et traiter les informations sur les employés, il sera plus difficile d’optimiser l’aspect opérationnel. Pire encore, si les systèmes ne sont pas compatibles, votre équipe sera obligée de trouver des solutions de contournement, ce qui entraîne des erreurs et des coûts cachés.  

Autant centraliser la gestion paie-RH au sein d’un même outil, afin de bénéficier de ses synergies. Vous profiterez d’une solution globale pour gérer vos salariés, échanger de manière fluide avec eux, générer des rapports et créer des circuits de validation. 

5. Les coûts du service paie dépassent vos prévisions

De nombreuses entreprises décident de conserver leur système de paie existant, car elles pensent que le coût d’un nouvel outil est élevé. Mais avez-vous calculé les coûts cachés liés à un service de paie non digitalisé ? 

Pour effectuer des calculs pertinents, analysez le temps passé sur les tâches répétitives qui peuvent être automatisées. Puis imaginez ce que vos responsables pourraient gérer ou améliorer avec les heures gagnées chaque semaine. 

Si vous utilisez plusieurs outils, comptabilisez également les coûts de maintenance, mises à jour et les risques accrus d’indisponibilité. Alors qu’avec une seule solution, vous réalisez des économies d’échelle, tout en injectant de la productivité au sein du service. 

Vous réalisez qu’un ou plusieurs de ces signes s’appliquent à votre entreprise ? C’est qu’il est temps de prendre les bonnes décisions pour optimiser le service paie. 

Pour savoir comment ajouter de la fluidité et de la flexibilité dans vos processus de paie, téléchargez le mini guide :